GovGPT: Wie KI den sinkenden Personalstand in der Verwaltung retten soll

Verwaltungs-KI

GovGPT: Wie KI den sinkenden Personalstand in der Verwaltung retten soll

Das neue Tool soll die Arbeit der derzeit noch 250.000 Beamten im Land vereinfachen und mittelfristig aktiv gegen anstehende Pensionierungen helfen

Alexander Amon

Schnellere Bearbeitung von Anliegen, bessere Servicequalität, verständliche Informationen und eine klarere Kommunikation: All das soll GovGPT den Bürgerinnen und Bürgern dieses Landes bringen. Das versprach am Montag Digitalisierungsstaatssekretär Alexander Pröll im Bundeskanzleramt. Die eigentliche Zielgruppe der neuen generativen KI sind allerdings die rund 250.000 öffentliche Bediensteten des Landes (180.000 davon Bundesbedienstete). Diese sollen durch das neue Tool bei alltäglichen Verwaltungsaufgaben unterstützt werden und so die erfolgreiche Servicierung für die Österreicher sicherstellen. Etwa bei Textentwürfen, Ideen und ersten Analysen, beim raschen Zusammenfassen umfangreicher Dokumente sowie beim Aufbau eigener Wissensbibliotheken.

Abgesehen von der heimischen Digitalisierungs-Offensive hat die Nutzung von KI in der Verwaltung nicht nur die Aufgabe, Prozesse zu beschleunigen. Vor allem die anstehenden Pensionierungen von 44 Prozent der landesweiten Belegschaft in den kommenden 13 Jahren machen die Nutzung solcher Werkzeuge generell unverzichtbar, erklärt Pröll. Man wolle den Service für die Bürgerinnen und Bürger nicht nur aufrecht erhalten, sondern weiter verbessern.

Interne Daten

Im ersten Schritt stellt der Digitalisierungsstaatssekretär aber klar, dass die KI den Menschen nicht ersetzen wird. Man wolle den Mitarbeitern viel mehr "den Rücken freihalten". Vor allem das Erledigen von Routineaufgaben solle das Tool massiv beschleunigen, heißt es, damit "mehr Zeit für fachliche Aufgaben und bessere Services für die Bevölkerung" bleibe.

Vor der Presse präsentiert Prölls Team die Oberfläche von GovGPT. Es sieht aus wie ein Chatbot. "Wie kann ich Ihnen heute helfen?" steht im Chatfenster. Zur Auswahl stehen "Freier Chat", "Dokumente zusammenfassen" oder "Mit Dokumenten chatten". Im freien Chat wird eine Abwesenheitsnotiz geprompted. Diese zu erstellen dauert in etwa so lange, wie ohne KI eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen, muss man die Eckdaten dieser ja auch selbst eingeben. Auch der Name der Stellvertretung wird nicht automatisch ausgefüllt, was der einzige Vorteil eines internen Tools wäre. Das müsse man für jedes Ressort, das diese Software nutzt, erst abklären, heißt es.

Auch die Erstellung eines Workshop-Leitfadens ist möglich, wenn man ihn genau genug prompted. Hier fehlt es allerdings ebenfalls an allzu spezifischen Details. Das liegt wohl auch daran, dass die internen Datenbanken der User noch gefüllt werden müssen. In dieser Woche erhalten einmal die Beamten des Bundeskanzleramts und des Finanzministeriums Zugang, rund 14.000 Menschen. Bis Ende des Jahres wird weiter ausgerollt. Jede Abteilung legt dann ihre eigene Datenbank an, etwa durch das Hochladen von Dokumenten. Diese können dann gezielt mit Kolleginnen geteilt werden, um das mehrmalige Hochladen obsolet zu machen.

Modernisierung der Verwaltung

GovGPT ist Teil der Anfang des Jahres vorgestellten Public-AI-Offensive zur "Modernisierung der Verwaltung". Auf der Website heißt es: "Künstliche Intelligenz als Hebel für eine souveräne und bürgernahe Verwaltung nutzen." Mit dem Tool für Bedienstete rollt man nun den ersten Teil großflächig aus. "Es ist nicht das bessere Claude", erklärt Pröll, nicht die nächste "Internet-Recherche". Der Datenstamm für GovGPT sind interne Dokumente. Es gehe darum, Wissensmanagement intern besser abhandeln zu können. So etwas zu bauen sei "nicht trivial". Das Ziel von Pröll ist es, dass die jungen Mitarbeiter bald fragen werden: "Wie konntet ihr früher ohne GovGPT arbeiten?".

Um das Tool zudem weiter zu verbessern, sollen Mitarbeiter der Ministerien am Entwicklungsprozess beteiligt werden. Am Montag etwa durften ausgewählte Vertreter der Verwaltung bereits in einem einberufenen Townhall-Meeting das neue Tool ausprobieren und Fragen stellen. Auf die Frage, was die Beamten denn besonders interessiert hätte, antwortet der Digitalisierungsstaatssekretär: "Ob man Sammlungen mit Kolleginnen teilen kann und ob eigene Anfragen für andere einsehbar sind. Letzteres ist nicht der Fall. Der Chat soll initial ein privater Raum für jeden Mitarbeiter sein."

Ebenfalls kurz präsentiert wurde das bereits landesweit verfügbare KI-Sun. Dies ist ein Informationssystem, das zentral gesteuert wird und Zugriff auf wichtige Fragen der Mitarbeiter gibt. Man kann nach der Hausordnung des Bundeskanzleramts fragen, wie man einen Urlaubsantrag stellt oder eine Dienstreise abrechnet. Selbst hochgeladen werden können in dieses System keine Daten. Langfristig sollen KI-Sun und GovGPT zusammengeführt werden, erklärt Pröll.

Gekostet hat GovGPT bis jetzt rund 200.000 Euro. Für die kommenden zwei Jahre hat man laut Digitalisierungsstaatssekretär etwa acht Millionen Euro gesichert, um die KI-Offensive weiter voranzutreiben. Vor allem das Thema Speech-to-Text, also die mündliche Kommunikation mit dem Chatbot, stehe ganz oben auf der Liste. Ende Juli folgt mit dem Chatbot "ida" in der ID Austria App und auf oesterreich.gv.at der nächste Launch. Ab Ende August startet im Bundeskanzleramt der stufenweise Rollout von KI in der elektronischen Akteneinsicht (eAe); weitere Ressorts sind in Planung. Auch Agentic AI in der Verwaltung gehört zu den Zielen. Mit dieser sollen dann auch komplexe Aufgaben eigenständig in mehreren Schritten bearbeitet werden können. Auch hier sollen Effizienzsteigerungen erzielt werden.

Notwendiger Schritt

Pandemie, geopolitische Krisen und neue technologische Anforderungen haben laut Regierung die Verwaltung zuletzt stark gefordert. Zugleich treten in den kommenden zehn Jahren zahlreiche erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Ruhestand. GovGPT soll deshalb Routinen verkürzen, Wissen leichter zugänglich machen und bei komplexen Informationen unterstützen. Die Verantwortung bleibt beim Menschen: KI-Ergebnisse müssen geprüft und eingeordnet werden.

Mit dem Tool soll vor allem der derzeitige Wildwuchs an KI-Werkzeugen eingedämmt werden. Anfragen und hochgeladene Dokumente sollen nicht mit irgendeiner KI bearbeitet werden, sondern auf der KI-Basisinfrastruktur des Bundesrechenzentrums. Die Daten werden so nicht an Dritte weitergegeben und nicht zum Training von zum Beispiel Mistral verwendet, wird versprochen. Technische Schutzmechanismen unterstützen einen sicheren und rechtskonformen Betrieb.

Manche Fragen können wohl erst nach mehreren Wochen im Einsatz beantwortet werden. Wie wird das Tool von den Menschen genutzt? Welche Daten werden zur Verfügung gestellt und schließlich geteilt – beispielsweise von Gemeinden –, um die angestrebten Synergien wirklich zu nutzen? Technisch mitgedacht werden diese Möglichkeiten, heißt es aus dem Bundeskanzleramt. Ob es die Effizienz der Mitarbeiter wirklich steigert oder ob man die Abwesenheitsnotiz oder den Workshop am Ende doch schneller ohne KI erstellt, hängt wohl von den verantwortlichen Personen ab. (Alexander Amon, 20.7.2026)

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