Gesendete E-Mails in Outlook automatisch in Kundenordner einsortieren

Stand: 15.09.2026, 06:31 Uhr

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So speichern Sie Kopien gesendeter Nachrichten automatisch im passenden Kundenordner.

Outlook speichert Kopien Ihrer gesendeten E-Mails standardmäßig im Ordner „Gesendete Elemente“. Wenn Sie Ihre Korrespondenz nach Kunden oder Empfängern in eigenen Ordnern organisieren, können Sie die Nachrichten mithilfe von Regeln automatisch dorthin kopieren lassen.

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Das Wichtigste in Kürze

• Outlook kann gesendete E-Mails anhand des Empfängers automatisch in einen bestimmten Ordner kopieren.
• Für jeden Kunden oder Empfänger wird eine eigene Regel benötigt.
• Die ursprüngliche Kopie im Ordner „Gesendete Elemente“ bleibt standardmäßig erhalten.
• Die Funktion steht in klassischen Outlook-Versionen über die Regeln und Benachrichtigungen zur Verfügung.

Outlook-Regel für gesendete E-Mails erstellen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um gesendete Nachrichten automatisch in einem Kundenordner abzulegen:

1. Regelverwaltung öffnen: Rufen Sie in klassischen Outlook-Versionen den Befehl „Extras > Regeln und Benachrichtigungen“ auf. In älteren Versionen finden Sie die Funktion unter „Extras > Regel-Assistent“.
2. Neue Regel anlegen: Wechseln Sie zum Register „E-Mail-Regeln“ und klicken Sie auf „Neue Regel“. In älteren Outlook-Versionen heißt der entsprechende Befehl „Neu“. Wählen Sie anschließend „Regel ohne Vorlage erstellen“.
3. Gesendete Nachrichten prüfen: Wählen Sie die Option „Nachrichten nach dem Senden prüfen“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Empfänger festlegen: Aktivieren Sie im oberen Fenster die Bedingung „die an eine Person/Verteilerliste gesendet wurde“. Klicken Sie anschließend im unteren Fenster auf das blau unterstrichene Wort „Person/Verteilerliste“.

   Wählen Sie den gewünschten Empfänger aus, bestätigen Sie mit „OK“ und klicken Sie auf „Weiter“.

5. Zielordner auswählen: Aktivieren Sie nun die Option „eine Kopie davon in den Ordner verschieben“. Klicken Sie im unteren Fenster auf das blau unterstrichene Wort „Zielordner“ und wählen Sie den Kundenordner aus, in dem die Kopie gespeichert werden soll.

   Aktivieren Sie außerdem „keine weiteren Regeln anwenden“ und klicken Sie auf „Fertigstellen“.

6. Weitere Empfänger hinzufügen: Erstellen Sie nach demselben Prinzip eigene Regeln für alle anderen Kunden oder Empfänger, deren gesendete Nachrichten Sie in separaten Ordnern verwalten möchten.
7. Regeln bestätigen: Schließen Sie den Dialog mit „OK“.

Dazu erstellen Sie für jeden Empfänger, für den Sie einen eigenen Ordner angelegt haben, eine passende Outlook-Regel. Wie Sie Outlook optimal einrichten und organisieren, erfahren Sie auch im „Outlook Spezial-Kurs | Outlook einrichten“. Hier weiterlesen...

Gesendete Nachrichten nicht mehr im Standardordner speichern

Outlook legt die gesendeten Nachrichten weiterhin automatisch im Ordner „Gesendete Elemente“ ab. Die zuvor erstellte Regel erstellt lediglich eine zusätzliche Kopie im jeweiligen Kundenordner.

Wenn Sie die zusätzliche Ablage im Standardordner künftig verhindern möchten, können Sie dies in klassischen Outlook-Versionen über die Einstellungen ändern:

1. Öffnen Sie „Extras > Optionen“.
2. Wählen Sie „E-Mail-Optionen“.
3. Deaktivieren Sie die Option „Nachrichtenkopien im Ordner ‚Gesendete Elemente‘ speichern“.
4. Bestätigen Sie die Änderung.

Beachten Sie, dass die verfügbaren Einstellungen je nach Outlook-Version unterschiedlich sein können. In neueren Outlook-Versionen für Windows und im neuen Outlook stehen nicht alle klassischen Regel- und Speicheroptionen zur Verfügung.

FAQ - Häufige Fragen zur automatischen Ablage gesendeter E-Mails

Kann ich für jeden Kunden einen eigenen Ordner verwenden?

Ja. Sie können für jeden Kunden oder Empfänger einen eigenen Ordner anlegen und eine entsprechende Regel erstellen. Outlook kopiert dann gesendete Nachrichten an den jeweiligen Empfänger automatisch in den ausgewählten Ordner.

Bleiben die gesendeten E-Mails im Ordner „Gesendete Elemente“?

Ja. Standardmäßig bleibt die ursprüngliche Kopie dort erhalten. Die Regel legt zusätzlich eine Kopie im Kundenordner ab.

Kann ich eine solche Regel später ändern oder löschen?

Ja. Öffnen Sie die Regelverwaltung in Outlook. Dort können Sie bestehende Regeln bearbeiten, deaktivieren oder löschen.

Funktioniert die Anleitung in jeder Outlook-Version?

Die beschriebenen Menübefehle beziehen sich vor allem auf klassische Outlook-Versionen. Im neuen Outlook können die verfügbaren Regeln und Optionen abweichen. Prüfen Sie daher, welche Funktionen Ihre verwendete Version unterstützt.