HR wird zum Bürokratie-Spitzenreiter in Unternehmen

Das New-Work-Barometer zeigt: 67,2 Prozent sehen HR als besonders bürokratisch. Wie Unternehmen interne Hürden schaffen und Arbeitszeitdaten helfen.

Die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) fordert einen schnellen Abbau der Bürokratie. "Unser Land erstickt in Bürokratie", sagte Friedrich Merz als Oppositionsführer im September 2023. Welche bürokratischen Hürden Unternehmenslenker selbst errichten lassen, wird selten thematisiert. Dabei zeigen aktuelle Daten eine erstaunliche Entwicklung.

Von "Firmokratie" schreibt Stefanie Hornung, freie Journalistin, bei haufe.de. Im Personalbereich, heute meist "Human Resources" (HR) genannt, fällt die zunehmende Bürokratisierung auf.

"Anstatt Standards zu setzen oder die wenigen Aktivitäten mit der größten Wirkung zu identifizieren, will HR jeden Sonderfall regeln – nach dem Agabu-Prinzip: Alles ganz anders bei uns", meint Rupert Felder, Rechtsanwalt und ehemals Head of HR bei Heidelberger Druckmaschinen.

Eine Umfrage zeigt die Probleme auf: 67,2 Prozent der Teilnehmenden betrachten HR als besonders von Bürokratie betroffen, so das Ergebnis des "New-Work-Barometers" (NWB). Es erfasst einmal im Jahr, wie Personen aus verschiedenen Branchen "New Work" im deutschsprachigen Raum wahrnehmen.

Die Vermutung, dass Unternehmen, die nach New-Work-Methoden arbeiten, weniger Bürokratie haben, lässt sich nicht bestätigen. Diese Betriebe berichten von genauso viel Bürokratie, wie Organisationen ohne Einsatz von New-Work-Aktivitäten, so die Erkenntnisse aus dem New-Work-Barometer.

Die anonyme Online-Umfrage führen die das Institute for New Work and Coaching (INWOC) der SRH University of Applied Sciences (Campus Berlin), das Personalmagazin und die Beratung HR Pepper gemeinsam durch. Von April bis Juni 2026 nahmen 734 Organisationsvertreter teil.

Interne Bürokratie bezieht sich auf die Standardisierung und Formalisierung, die in Unternehmen selbst geschaffen wird. Wird Leistungsentgelt gezahlt, müssen Vorgesetzte Beschäftigte in die verschiedenen Leistungskategorien einsortieren. Die Arbeit muss nach vorgegebenen Standards beobachtet, erfasst und dokumentiert werden. Viele Führungskräfte sind über Wochen mit diesen Aufgaben beschäftigt.

Neue Unternehmensorganisationen sorgen für ein Mehr an Bürokratie

Ein Beispiel, welche bürokratischen Strukturen Unternehmen schaffen, beschreibt der Rhetoriktrainer Martin Rettmer. In Matrixorganisationen reichen Zuständigkeiten oft über Standorte und Hierarchieebenen hinweg.

Häufig ist dabei nicht mehr erkennbar, wer Entscheidungen nur vorbereitet und wer letztendlich Entscheider ist. In komplexen Konzernstrukturen wissen teilweise selbst Betriebsräte nicht einmal mehr, wen sie ansprechen müssen, schildert Rettmer. Es müssen erst umständlich Informationen beschafft werden.

"Erstens: Wenn es eine Freigabe gibt, zum Beispiel eine Budgetfreigabe, sollte man schauen, wer unterzeichnet hat. Oftmals gibt es in Unternehmen ein Vier-Augen-Prinzip. Also genau hinsehen: Wer hat unterschrieben? Und vor allem wie? In Vertretung, im Auftrag oder einfach mit der eigenen Unterschrift? Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Zweitens sollte man darauf schauen, wer welches Mitsprache- beziehungsweise Entscheidungsrecht hat. Auch das findet man heraus. Man hört immer wieder Sätze wie: 'Ich muss zum CEO'."

Martin Rettmer

Drittens empfiehlt er einen Blick in das Organigramm, um in der unternehmensinternen Bürokratie den Durchblick zu behalten.

Reporting ist dabei besonders bedeutsam. Meist müssen auch übergeordnete Stellen und Vorgesetzte an anderen Standorten oder anderen Ländern über Leistungsstände informiert werden.

Das erfolgt oft durch einen Performance-Index, der mit moderner Software gewonnen wird – ein bürokratisches Monster anhand von Leistungskennziffern. Der Vorgesetzte kann in vielen Betrieben per Sofortauswertung sehen, wie viele Anträge oder Kundentelefonate der Mitarbeiter bereits erledigt hat. In der Praxis führt diese bürokratische Struktur dazu, Beschäftigte jederzeit kontrollieren zu können.

Beschäftigten werden gegensätzliche Ziele vorgegeben

Ein weiterer Kritikpunkt an der Unternehmensorganisation: Beschäftigten werden oft gegensätzliche Ziele vorgegeben, denen sie gerecht werden sollen – "zum Beispiel hohe Leistungsanforderungen bei strikter Einhaltung der Arbeitszeit", sagt Organisationssoziologe Stefan Kühl.

Es komme deshalb oft zu Abweichungen von der Regel, sogenannter "brauchbarer Illegalität", die Unternehmen dann dulden, erläutert Kühl, der Professor an der Universität Bielefeld ist.

Der Wissenschaftler macht damit auch klar, warum vermeintliche Bürokratie Vorteile für Beschäftigte haben kann. Die Erfassung von Arbeitszeit legt überlanges Arbeiten und Überstunden offen. Erst so können Diskussionen über verfehlte Personalplanung geführt werden.

Liegen keine Daten über Mehrarbeit vor, kann die Geschäftsleitung immer behaupten, dass keine Probleme bestehen. Arbeitszeitdaten können von Belegschaft, Betriebsräten und Gewerkschaften jedoch genutzt werden, um fehlendes Personal einzufordern.